Privacybeleid

Laatst bijgewerkt op 10 november 2026.

CrewStage is een werkplek voor de crew van festivals en evenementen: het rooster, taken, de plattegrond en meldingen, op de website en in de iOS-app. Hier lees je welke gegevens we daarvoor gebruiken, waarom, met wie we ze delen, hoe lang we ze bewaren en wat je rechten zijn. We schrijven alleen op wat CrewStage echt doet.

1. Wie we zijn

CrewStage wordt aangeboden door CrewStage, Daan Westen. Voor vragen over je privacy mail je naar crewstage@outlook.com.

2. Wie waarvoor verantwoordelijk is

In CrewStage spelen twee rollen:

Je account (inloggen, je profiel, je meldingen en je voorkeuren): daarvoor zijn wij verantwoordelijk.
Wat een organisatie in CrewStage zet (events, het rooster, taken, rollen, crew, foto's en bestanden), en wat je invult als je je bij een organisatie aanmeldt: daarvoor is de organisatie verantwoordelijk. Wij verwerken die gegevens in hun opdracht. Heb je daar vragen over, of wil je iets laten aanpassen, neem dan eerst contact op met die organisatie. Komen jullie er niet uit, dan helpen we mee.

3. Welke gegevens we verwerken

Je account

Je e-mailadres en wachtwoord. Je wachtwoord slaan we alleen versleuteld (gehasht) op; niemand kan het teruglezen, ook wij niet.
Log je in met Google of Apple, dan krijgen we van hen je e-mailadres (bij Apple kan dat een doorstuuradres zijn) en, als je dat deelt, je naam en bij Google een link naar je profielfoto. Supabase bewaart dat bij je account; CrewStage gebruikt alleen je e-mailadres. Google of Apple ziet dat je bij CrewStage inlogt.
Je voor- en achternaam (de achternaam als je die invult), je gebruikersnaam en, als je die kiest, je profielfoto. Een profielfoto slaan we opnieuw op als klein plaatje, zonder de gegevens die je toestel erin zette (zoals een locatie).
Je voorkeuren: je thema, welke meldingen je wilt krijgen en hoe je je startscherm hebt ingericht (welke tegels en widgets waar staan).
Welke versie van de algemene voorwaarden je accepteerde, wanneer, en of dat op de website of in de app was. Accepteer je ze namens een organisatie, dan leggen we dat ook vast.

Je werk in een organisatie

Bij welke organisaties je hoort, welke rollen je hebt, en uitnodigingen en aanvragen om erbij te komen (met het e-mailadres waar een uitnodiging heen ging).
Taken: aan wie ze zijn toegewezen, wie ze afrondde of een probleem meldde, en de opmerkingen daarbij. Een organisatie kan ook de naam van iemand zonder account bij een taak zetten.
Welk event je het laatst opende, zodat CrewStage je daar de volgende keer meteen heen brengt.
Een plek op de kaart, als iemand die bij een taak aangeeft.
Schademeldingen: wat er gemeld is, met foto's, de plek op de kaart als die is aangegeven, wie het meldde en hoe het is afgehandeld.
Balies: als de organisatie balies gebruikt, krijg je per event een eigen QR-code om in te checken. We bewaren wanneer en bij welke balie je incheckte, voor welke dienst, en wie jou incheckte of met welke iPad van de organisatie. Iemand zonder account kan ter plekke met alleen een naam worden ingecheckt. Wie aan de balie staat, ziet je naam, je profielfoto en wat de organisatie daar kiest, zoals je dienst of een antwoord uit je aanmelding (bijvoorbeeld je T-shirtmaat).
Uitgifte: welke spullen (bijvoorbeeld een portofoon met zijn nummer) aan je zijn uitgegeven en weer ingenomen, en wanneer. Een organisatie kan ook spullen uitgeven aan iemand zonder account, met naam.
Het draaiboek: wat er wanneer en waar gebeurt op een event, en per moment eventueel een contactpersoon met telefoonnummer. Daarbij een lijst met leveranciers: hun naam, contactpersoon, telefoonnummer en e-mailadres, ingevuld door de organisatie. De crew ziet bij een moment de naam van de leverancier, de contactpersoon en het telefoonnummer; het e-mailadres ziet alleen wie het draaiboek beheert.
Mededelingen die de organisatie aan de crew stuurt, en of en wanneer je ze gelezen hebt. Dat laatste ziet de organisatie.
Schermen: een organisatie kan een tv op het terrein laten zien wat er gebeurt, met (als ze dat kiest) namen en profielfoto's van de crew die dan werkt. Een tv die meekijkt, krijgt een eigen sleutel; om misbruik te voorkomen bewaren we kort een code die van het IP-adres is afgeleid, niet het IP-adres zelf.
Gastpagina's: een organisatie kan een pagina delen met mensen zonder account, zoals de verkeersleiding of een leverancier. Wie zo'n pagina opent, ziet alleen wat de organisatie erop zet. We tellen hoe vaak hij geopend is, niet door wie. Probeer je een pincode, dan bewaren we om raden te voorkomen een dag lang een code die van je IP-adres is afgeleid en elke dag verandert, niet het IP-adres zelf. Zet de organisatie een contactpersoon op de pagina, dan staan diens naam en telefoonnummer erop.
Voor toegangskaarten (keycards) en zones: je naam, rol, profielfoto en waar en op welke dagen je mag komen, zoals de organisatie dat instelt.

Het rooster en aanmelden

Je diensten: wanneer en waar je werkt. Een organisatie kan ook iemand zonder account met naam op een dienst zetten.
Als je je via een aanmeldformulier aanmeldt: je naam en e-mailadres, en wat de organisatie vraagt, zoals je telefoonnummer, geboortedatum, adres, antwoorden op haar eigen vragen, welke diensten of functies je wilt en wanneer je kunt. Ook wanneer je toestemming gaf, of je via een crewpartner kwam en hoe het met je aanmelding staat. De organisatie kan er een notitie bij zetten; die zie jij niet.
Crewpartners, zoals een uitzendbureau, school of vereniging waar een organisatie mee werkt: de naam, en de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres van een contactpersoon.
Welke diensten je had toen je rooster je voor het laatst werd gestuurd, zodat we de volgende keer kunnen laten zien wat er veranderde.
Als je je rooster in je eigen agenda zet: een geheime link. Je agenda-app (bijvoorbeeld van Apple, Google of Microsoft) haalt daarmee je diensten op, met waar je werkt als de organisatie dat laat zien. Wie de link heeft, ziet je diensten; je kunt hem altijd vervangen door een nieuwe, waarna de oude niet meer werkt. Welke agenda-app je gebruikt, kies je zelf; voor wat die ermee doet, geldt het privacybeleid van die app.

Foto's en bestanden

Foto's en PDF's bij taken, foto's bij schademeldingen, luchtfoto's bij de plattegrond, en documenten bij de tegel Documenten (PDF's, foto's, Word-, Excel- en PowerPoint-bestanden, video's en links). We bewaren het origineel zoals het is geüpload, inclusief de gegevens die je toestel of camera erin zet, zoals de plek en het tijdstip van een foto. De voorvertoningen die we ervan maken bevatten die gegevens niet.
Bij luchtfoto's lezen we de plek en het tijdstip uit, om ze op de kaart en op datum te kunnen tonen. De plek alleen als de organisatie dat heeft aangezet.

De iOS-app

Als je pushmeldingen toestaat: het adres van je telefoon bij Apple (een zogeheten device token), zodat we meldingen kunnen sturen.
Je sessie wordt op je telefoon bewaard, zodat je ingelogd blijft.
De camera en je fotobibliotheek gebruikt de app alleen als jij een foto kiest of maakt.

Meldingen

De meldingen in je inbox en de pushmeldingen die we voor je klaarzetten, bijvoorbeeld dat er een taak aan je is toegewezen.

Een demo aanvragen

Vraag je op crewstage.nl een demo aan, dan bewaren we je naam, e-mailadres, organisatie, hoeveel crew er ongeveer is en wat je verder invult. Om misbruik te voorkomen bewaren we daarbij een code die van je IP-adres is afgeleid en elke dag verandert, niet het IP-adres zelf.

Technische gegevens

Zoals bij elke website komen je IP-adres, browser en het tijdstip van een bezoek in de logboeken van onze leveranciers. Die gebruiken we alleen voor beveiliging en om fouten op te lossen.
Bij inloggen, registreren en een demo aanvragen controleert Cloudflare Turnstile of je geen robot bent. Daarvoor bekijkt Cloudflare technische kenmerken van je browser en verbinding.
Met Vercel Web Analytics tellen we hoe vaak pagina's bezocht worden. Dat gebeurt zonder cookies; een bezoeker wordt alleen herkend aan een code die na een dag vervalt, en er wordt geen profiel van je gemaakt over websites heen.
Met Vercel Speed Insights meten we hoe snel pagina's laden, zoals de laadtijd en het soort apparaat. Ook dat gebeurt zonder cookies en zonder je te herkennen.
Daarnaast tellen we bezoeken zelf, op de website, in de app en in de iOS-app. We bewaren welke pagina (zonder wat er achter het adres staat), van welke website je kwam, het land, het soort apparaat en het tijdstip. Je wordt alleen herkend aan een code die elke dag verandert en die van je IP-adres en browser is afgeleid; om misbruik te voorkomen ook aan een code van alleen je IP-adres, die eveneens elke dag verandert. Het IP-adres zelf bewaren we niet, en er zijn geen cookies voor nodig.

4. Waarom, en op welke grond

Om CrewStage te laten werken: je account, samenwerken in organisaties, taken, foto's, meldingen en e-mails zoals een bevestiging, een nieuw wachtwoord of een uitnodiging. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst met jou.
Het rooster en aanmelden: om je in te plannen en je je diensten te laten zien. Wat je in een aanmeldformulier invult, gebruikt de organisatie op basis van je toestemming, alleen om dat event te plannen. Die toestemming kun je altijd intrekken, bij je rooster in CrewStage; wat je invulde is dan meteen weg.
Een demo-aanvraag: om contact met je op te nemen en je omgeving klaar te zetten. Grondslag: stappen die je zelf vraagt vóór een overeenkomst.
Beveiliging en het voorkomen van misbruik, zoals de botcontrole en logboeken. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige dienst.
De site verbeteren met onze eigen bezoekcijfers, die van Vercel Web Analytics en de laadtijden van Vercel Speed Insights. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang; er zijn geen cookies voor nodig en je bent er niet mee te herkennen.
Pushmeldingen alleen als je die op je iPhone toestaat. Je zet ze weer uit in de instellingen van je iPhone, of per soort in je profiel.

Een e-mailadres en wachtwoord zijn nodig om een account te hebben; zonder kun je CrewStage niet gebruiken. Al het andere, zoals een profielfoto of pushmeldingen, kies je zelf.

We verkopen je gegevens niet, gebruiken ze niet voor advertenties en maken er geen marketingprofielen mee. We nemen ook geen besluiten over je die alleen door een computer worden genomen.

5. Wie je gegevens ziet

Binnen een organisatie zien de mensen die de leden beheren wie er lid is. De crew van een event ziet elkaars naam en profielfoto, en de taken in de lijsten die ze mogen zien. Wat je bij een taak zet, zien de anderen die die taak zien.

In het rooster zie je alleen je eigen diensten, niet met wie je werkt. Wie het rooster plant, ziet wie waar staat, en de aanmeldingen met wat er is ingevuld.

Heeft je rol een teamleider, dan ziet die je naam, je diensten en of je hebt laten weten dat je niet kunt of later komt. Uit je aanmelding ziet een teamleider alleen wat de organisatie daarvoor kiest, zoals je telefoonnummer of een antwoord op een vraag. Jij ziet wie jouw teamleider is, als de organisatie dat aanzet. Als de organisatie dat toestaat, kan een teamleider je team een bericht sturen, afvinken of je er bent, je van een dienst halen als je hebt laten weten dat je niet kunt, je taken geven en zien of ze af zijn, en zien welke spullen je hebt, ze aan je uitgeven of ze van je innemen. Ook kan een teamleider dan schades zien die jij hebt gemeld, met je naam, de foto's en de plek op de kaart erbij. Ook kan een teamleider dan mensen via een link of code in het team laten komen. Moet de teamleider je eerst toelaten, dan ziet die alleen je naam.

Daarnaast werken we met deze leveranciers, die gegevens alleen in onze opdracht verwerken:

Supabase: de database en het inloggen, met de servers in Frankfurt, Duitsland (eu-central-1).
Vercel: het hosten van de website, met de servers in Frankfurt (Duitsland), Web Analytics en Speed Insights.
Cloudflare: de opslag van foto's en bestanden (R2, in de Europese Unie) en de botcontrole bij inloggen (Turnstile).
Resend: het versturen van e-mails, vanuit Ierland (eu-west-1).
Apple: het bezorgen van pushmeldingen op je iPhone.
Google en Apple: inloggen, alleen als je zelf kiest voor "Doorgaan met Google" of "Doorgaan met Apple".
PDOK (van het Kadaster): de kaarten en luchtfoto's van Nederland op de plattegrond. Die haalt je browser of de app rechtstreeks bij PDOK op, waardoor PDOK je IP-adres ziet.

De database, de server en de opslag van bestanden staan in de Europese Unie, en e-mails gaan vanuit Ierland de deur uit. Een deel van deze leveranciers is wel een Amerikaans bedrijf. Waar gegevens buiten de Europese Economische Ruimte terechtkomen, gebeurt dat op basis van de waarborgen uit de AVG, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. We geven je gegevens niet aan anderen, tenzij de wet ons daartoe verplicht.

6. Hoe lang we gegevens bewaren

Je account bewaren we tot je hem verwijdert. Dat kan zelf, op de website en in de app, bij je account. Je account, profiel, profielfoto, lidmaatschappen, meldingen en telefoonadressen zijn dan meteen weg. Wat je bij een organisatie zette, zoals taken en foto's, blijft bij die organisatie, zonder je naam.
Een organisatie die wordt verwijderd, blijft nog 30 dagen bestaan, zodat het teruggedraaid kan worden. Daarna worden de events, leden, taken en bestanden definitief verwijderd.
Wat je in een aanmeldformulier invulde: je telefoonnummer, geboortedatum, adres, antwoorden en wanneer je kunt, met de notities van de organisatie, verwijderen we automatisch twee maanden na de laatste dag van het event, en nooit later dan 14 maanden na je aanmelding (ook als het event nog geen datum heeft). Die twee maanden zijn er zodat de organisatie na het event nog kan afbouwen en afronden. Je naam en je diensten blijven zolang het event bestaat, zodat het rooster van toen blijft kloppen. Trek je je aanmelding eerder in, of verwijdert de organisatie hem, dan is wat je invulde meteen weg.
Inchecken bij de balie: je check-ins en je QR-code verwijderen we automatisch twee maanden na de laatste dag van het event, en nooit later dan 14 maanden na het inchecken.
Het rooster en het draaiboek (met de leveranciers) bewaren we zolang het event bestaat. Een event dat wordt verwijderd, blijft nog 30 dagen bestaan, zodat het teruggedraaid kan worden; daarna zijn ze definitief weg.
Een demo-aanvraag bewaren we een jaar; daarna verdwijnt hij vanzelf. Wil je dat hij eerder weg is, mail ons.
Pogingen om een pincode van een gastpagina te raden bewaren we een dag. Een gastpagina zelf blijft tot de organisatie hem verwijdert, en daarna nog 30 dagen, zodat hij teruggezet kan worden.
Onze eigen bezoekcijfers bewaren we 13 maanden; daarna verdwijnen ze vanzelf.
Je agendalink blijft werken tot je hem vervangt of je account verwijdert.
Foto's en bestanden die iemand weghaalt, verdwijnen uiterlijk de nacht erna uit de opslag.
Pushmeldingen staan hooguit zeven dagen klaar om verstuurd te worden.
Meldingen in je inbox bewaren we een jaar.
Uitnodigingen die niemand gebruikte, verdwijnen 90 dagen nadat ze verliepen. Aanvragen om bij een organisatie te komen bewaren we nog een jaar nadat erover is beslist.
Je acceptatie van de voorwaarden bewaren we zolang je account bestaat. Die namens een organisatie bewaren we zolang de organisatie bestaat, ook als je je account verwijdert, maar dan zonder je naam.
Logboeken bewaren onze leveranciers maar kort, voor beveiliging en foutopsporing.
Foutmeldingen uit de app bewaren we 30 dagen, om storingen op te lossen. Daarin staan de pagina, je account en het event. Alleen de beheerder van CrewStage ziet ze.

7. Cookies en opslag op je apparaat

We gebruiken alleen wat nodig is om CrewStage te laten werken, en geen cookies om je te volgen of voor advertenties:

Sessiecookies van Supabase, om je ingelogd te houden.
crewstage-thema: het thema dat je koos, 400 dagen.
crewstage-voorwaarden: dat je de huidige voorwaarden accepteerde, zodat we het niet bij elke pagina hoeven na te vragen, 400 dagen.
crewstage-na-inloggen: waar je na het inloggen heen gaat, 2 uur.
crewstage-pending-verification: het e-mailadres waarop we wachten tijdens het registreren, 30 minuten.
crewstage-app-vers: tijdens het inloggen in de iOS-app, 5 minuten.
crewstage-uitleg-gezien: dat je het kaartje over de uitleg hebt weggeklikt, 400 dagen.
crewstage-taal: de taal die je koos, 400 dagen.
crewstage-scherm: alleen op een tv die als scherm meekijkt, de sleutel van dat scherm, 400 dagen.
cs-gast-…: alleen als je een gastpagina met pincode opent, zodat je de pincode niet steeds opnieuw hoeft te typen, 12 uur.
In een database in je browser of de app: de originele foto's die je hebt geopend, tot 1 GB, zodat je ze niet opnieuw hoeft te downloaden. Ze worden gewist als je uitlogt.
In de lokale opslag van je browser: welke weergave je per takenlijst koos, dat je de kaart over de app hebt weggeklikt, dat je je naam later invult, recente kleuren en het klembord in Studio, het laatste scherm op een tv, of je een gastpagina al opende (tot je het tabblad sluit, zodat we hem één keer tellen), en wat je in een aanmeldformulier al koos als je eerst nog moet inloggen (hooguit een dag). In de iOS-app: je sessie.
Cloudflare Turnstile gebruikt voor de botcontrole zelf ook gegevens in je browser; zie het privacybeleid van Cloudflare.

8. Je rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen, de verwerking laten beperken, er bezwaar tegen maken, en je gegevens in een gangbaar formaat opvragen om mee te nemen. Veel kun je zelf: je profiel aanpassen en je account verwijderen doe je bij je account, en je aanmelding intrekken bij je rooster. Voor de rest mail je naar crewstage@outlook.com; we reageren binnen een maand. Gaat het om wat een organisatie over je vastlegde, dan sturen we je vraag zo nodig door naar die organisatie.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Hoe we je gegevens beschermen

Alle verbindingen zijn versleuteld (HTTPS).
Wachtwoorden worden alleen versleuteld opgeslagen.
De database bepaalt per gegeven wie het mag zien of wijzigen, niet alleen het scherm.
Foto's en bestanden zijn niet openbaar: je krijgt ze alleen te zien via een korte, ondertekende link, nadat is gecontroleerd dat je ze mag zien.

10. Als dit beleid verandert

Passen we dit beleid inhoudelijk aan, dan zie je dat aan de datum bovenaan, en laten we het je weten in je inbox in CrewStage.