CrewStage

Algemene voorwaarden

Laatst bijgewerkt op 8 november 2026.

Deze voorwaarden gelden voor het gebruik van CrewStage, op de website en in de iOS-app. Deel A geldt voor iedereen met een account. Deel B en de verwerkersafspraken gelden daarnaast voor organisaties die CrewStage gebruiken voor hun events. We hebben ze zo duidelijk mogelijk opgeschreven; lees ze even door.

Deel A — Voor iedereen

1. Wie we zijn

CrewStage wordt aangeboden door CrewStage, Daan Westen. In deze voorwaarden heet dat "wij". Vragen stel je via crewstage@outlook.com.

Een paar woorden die terugkomen:

• CrewStage: de website, de iOS-app en alles wat daarbij hoort.
• Organisatie: een bedrijf, stichting, vereniging of andere partij die in CrewStage events organiseert.
• Gebruiker: iedereen met een account, dus ook de crew van een organisatie.

2. Je account

• Je bent minstens 16 jaar, of je ouder of verzorger heeft toestemming gegeven.
• Je account is persoonlijk. Je deelt je wachtwoord met niemand en houdt je gegevens juist.
• Wat er met je account gebeurt, is jouw verantwoordelijkheid. Merk je dat iemand anders het gebruikt, verander dan meteen je wachtwoord en laat het ons weten.
• Wat je in CrewStage ziet en mag, bepaalt de organisatie waar je bij hoort, met de rollen die ze je geeft.

3. Wat wel en niet mag

Je gebruikt CrewStage waarvoor het bedoeld is: samenwerken aan events. Je doet dus niet:

• iets wat in strijd is met de wet, of met de rechten van een ander, zoals het auteursrecht of iemands privacy;
• foto's of gegevens van anderen delen zonder dat dat mag;
• iets plaatsen wat beledigend, bedreigend, discriminerend of misleidend is;
• proberen de beveiliging te omzeilen, of bij gegevens te komen die niet voor jou bedoeld zijn;
• CrewStage overbelasten, automatisch uitlezen, namaken of er schadelijke bestanden in zetten;
• je toegang doorgeven aan iemand anders.

Houd je je daar niet aan, dan mogen we inhoud weghalen en je account tijdelijk of voorgoed blokkeren. Waar het kan laten we je eerst weten wat er aan de hand is; bij iets ernstigs, of als de veiligheid van CrewStage of van anderen op het spel staat, grijpen we meteen in.

4. Wat je in CrewStage zet

Wat jij of je organisatie in CrewStage zet, zoals taken, opmerkingen, foto's en bestanden, blijft van jou of je organisatie. Je geeft ons alleen toestemming om het te bewaren, te verwerken en te tonen aan wie het mag zien, voor zover dat nodig is om CrewStage te laten werken. Je zorgt ervoor dat je het recht hebt om het te delen. Wij controleren niet wat er in CrewStage staat, en zijn er niet verantwoordelijk voor.

5. Wat van ons is

CrewStage zelf, dus de software, het ontwerp, de teksten, de naam en het logo, is van ons, of van wie ons toestemming gaf. Je krijgt het recht om CrewStage te gebruiken zolang je account bestaat, alleen voor jezelf en volgens deze voorwaarden. Je mag CrewStage niet kopiëren, verkopen, aanpassen of proberen te achterhalen hoe het gebouwd is. Geef je ons een idee of feedback, dan mogen we dat vrij gebruiken, zonder dat we je iets verschuldigd zijn.

6. Geen alarmsysteem

CrewStage helpt bij het organiseren van werk, maar is geen veiligheids- of alarmeringssysteem. Meldingen kunnen later aankomen of wegblijven, bijvoorbeeld zonder bereik of als je telefoon ze tegenhoudt, en kaarten en luchtfoto's kunnen afwijken van hoe het terrein er echt bij ligt. Vertrouw er dus nooit op in een noodsituatie: bel dan 112 en volg de instructies van de organisatie en de hulpdiensten. De organisatie blijft verantwoordelijk voor het event zelf, zoals de veiligheid op het terrein.

7. Beschikbaarheid en veranderingen

We doen ons best om CrewStage altijd goed te laten werken, maar kunnen niet beloven dat het nooit hapert, geen fouten bevat of altijd bereikbaar is, bijvoorbeeld bij onderhoud of een storing bij een leverancier. Voor een deel leunen we op diensten van anderen, zoals Apple, de kaarten van PDOK en onze hostingpartijen; daar hebben we geen invloed op. Bij een beveiligingsprobleem mogen we CrewStage of een deel ervan tijdelijk uitzetten. CrewStage groeit: we voegen dingen toe en veranderen ze. Halen we iets weg waar een organisatie voor betaalt, dan laten we dat ruim van tevoren weten.

8. Aansprakelijkheid

Voor zover de wet dat toestaat, zijn wij niet aansprakelijk voor schade die ontstaat doordat CrewStage niet of niet goed werkte, doordat er iets anders in stond dan had gemoeten, of door wat anderen in CrewStage zetten. Dat geldt niet bij opzet of grove nalatigheid van onze kant. Voor organisaties staat in deel B hoe ver onze aansprakelijkheid gaat. Gebruik je CrewStage niet voor een bedrijf, dan blijven de rechten die de wet je als consument geeft altijd gelden.

9. Overmacht

We zijn niet aansprakelijk als we iets niet kunnen doen door een oorzaak waar we geen invloed op hebben, zoals een storing bij een leverancier, bij het internet of de stroomvoorziening, een cyberaanval, brand, een pandemie of een maatregel van de overheid.

10. Stoppen

Je kunt je account altijd zelf verwijderen, op de website en in de app, bij je account. Wat er dan met je gegevens gebeurt, lees je in het privacybeleid. Wij kunnen je account beëindigen als je deze voorwaarden ernstig of herhaaldelijk overtreedt, of als we met CrewStage stoppen. In dat laatste geval laten we het minstens drie maanden van tevoren weten.

11. Als deze voorwaarden veranderen

Passen we deze voorwaarden inhoudelijk aan, dan zie je dat aan de datum bovenaan, laten we het je weten in CrewStage en vragen we je de nieuwe versie te accepteren voordat je verdergaat. Voor organisaties kondigen we een wijziging minstens 30 dagen van tevoren aan, tenzij de wet ons dwingt het eerder te doen. Ben je het er niet mee eens, dan kun je je account verwijderen, of als organisatie je abonnement opzeggen voordat de wijziging ingaat.

12. Overige afspraken

• Is een deel van deze voorwaarden niet geldig, dan blijft de rest gewoon gelden. Het ongeldige deel wordt vervangen door een afspraak die er zo dicht mogelijk bij komt.
• We mogen deze overeenkomst overdragen aan een andere onderneming die CrewStage voortzet, bijvoorbeeld als we een bedrijf oprichten. Jij kunt dat alleen met onze toestemming.
• We sturen berichten over CrewStage naar het e-mailadres van je account of naar je inbox in CrewStage.
• Deze voorwaarden zijn er ook in het Engels. Verschillen de twee, dan geldt de Nederlandse tekst.

13. Recht en geschillen

Op deze voorwaarden en alles wat met CrewStage te maken heeft, is Nederlands recht van toepassing. Komen we er samen niet uit, dan legt de bevoegde rechter in Nederland het geschil voor. Ben je consument, dan houd je daarnaast de bescherming die het recht van je eigen land je geeft.

Deel B — Voor organisaties

14. Wanneer dit deel geldt

Dit deel geldt voor elke organisatie in CrewStage, naast deel A. Wie een organisatie aanmaakt of namens haar deze voorwaarden accepteert, verklaart dat hij de organisatie daarin mag vertegenwoordigen. Een organisatie gebruikt CrewStage voor haar beroep of bedrijf, en is dus geen consument. Eigen inkoop- of andere voorwaarden van de organisatie gelden niet. Spreken we in een offerte iets anders af, dan gaat die offerte voor; voor persoonsgegevens gaan de verwerkersafspraken voor.

15. Toegangscode en proefperiode

Een organisatie begint met een toegangscode van ons. Die code bepaalt of ze met een proefperiode begint, en hoe lang die duurt, of meteen met een abonnement. Tijdens de proef gebruik je CrewStage gratis en zoals het is. Na de proef wordt de organisatie alleen-lezen: alles blijft zichtbaar, maar wijzigen kan pas weer met een abonnement.

16. Abonnement en betalen

• Een abonnement loopt per jaar, voor de prijs die we vooraf met je afspreken in een prijsopgave of offerte.
• Het abonnement wordt elk jaar automatisch met een jaar verlengd, tenzij je uiterlijk een maand voor het einde opzegt. Opzeggen doe je per e-mail via crewstage@outlook.com; je krijgt een bevestiging.
• Je betaalt de factuur vooraf, binnen veertien dagen. Alle prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.
• Betaal je niet op tijd, dan sturen we een herinnering. Blijft betaling daarna uit, dan mogen we de organisatie alleen-lezen maken tot er betaald is, en de wettelijke handelsrente en redelijke incassokosten rekenen.
• Veranderen we de prijs voor een volgend jaar, dan laten we dat minstens twee maanden van tevoren weten. Je kunt dan nog opzeggen voordat de nieuwe prijs ingaat.
• Een betaald jaar wordt niet terugbetaald als je tussentijds stopt, tenzij we iets anders afspreken of de fout bij ons ligt.

17. Als het abonnement afloopt of niet betaald wordt

We verwijderen nooit zomaar gegevens. Loopt een abonnement af of blijft een betaling uit, dan gebeurt het in stappen: eerst wordt de organisatie alleen-lezen, daarna wordt ze gearchiveerd, en pas veel later verwijderd. Voor elke stap waarschuwen we de eigenaren vooraf, zodat ze op tijd kunnen betalen of hun gegevens kunnen opvragen.

18. Wat de organisatie regelt

• De organisatie bepaalt wie erbij mag en wat die mag, met uitnodigingen, links, codes en rollen. Ze is verantwoordelijk voor wie ze toelaat, en zorgt dat haar beheerders en crew zich aan deze voorwaarden houden.
• Ze zorgt ervoor dat ze de gegevens die ze in CrewStage zet mag gebruiken, en dat haar crew weet dat en waarom dat gebeurt.
• De QR-code en de balies in CrewStage zijn een hulpmiddel om bij te houden wie er is. Ze zijn geen ticket en geen toegangscontrole. Wie er echt binnen mag, en de veiligheid op het terrein, regelt de organisatie zelf. Koppelt de organisatie een iPad aan een balie, dan zorgt zij ervoor dat daar alleen mensen bij kunnen die dat mogen, en koppelt ze hem los als hij kwijt is.
• Ze bewaart zelf een kopie van gegevens die voor haar onmisbaar zijn. CrewStage is geen archief.
• Ze vrijwaart ons voor aanspraken van anderen, zoals haar crew of bezoekers, die ontstaan door hoe zij CrewStage gebruikt of wat zij erin zet, tenzij de schade door onze opzet of grove nalatigheid komt.

19. Een organisatie verwijderen

Een eigenaar kan de organisatie zelf verwijderen. Daarna blijft ze nog 30 dagen bestaan, zodat het teruggedraaid kan worden; daarna worden de events, leden, taken en bestanden definitief verwijderd. Wil je gegevens meenemen, vraag die dan op voordat die 30 dagen voorbij zijn.

20. Aansprakelijkheid tegenover organisaties

• Zijn wij tegenover een organisatie aansprakelijk, dan alleen voor directe schade, en voor hooguit het bedrag dat de organisatie in de twaalf maanden daarvoor voor CrewStage betaalde. Tijdens een proef of zonder betaling is dat hooguit € 100.
• Voor indirecte schade zijn we niet aansprakelijk, zoals gederfde omzet of winst, gemiste kansen, schade doordat een event anders liep, of verloren gegevens.
• Schade meld je zo snel mogelijk, en in elk geval binnen twee maanden nadat je hem ontdekte. Een vordering vervalt een jaar nadat ze ontstond.
• Deze beperkingen gelden niet bij opzet of grove nalatigheid van onze kant.

Bijlage — Verwerkersafspraken

Een organisatie zet persoonsgegevens van haar crew in CrewStage. Voor die gegevens is de organisatie de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij de verwerker, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) dat noemt. Deze bijlage is de verwerkersovereenkomst uit artikel 28 van de AVG. Gaat het om persoonsgegevens, dan gaat deze bijlage voor op de rest van de voorwaarden.

V1. Welke gegevens, en hoe lang

Het gaat om de gegevens die de organisatie en haar crew in CrewStage zetten of daar ontstaan: namen, e-mailadressen, gebruikersnamen en profielfoto's van leden, rollen, taken met opmerkingen, foto's en bestanden (met de gegevens die een toestel erin zet, zoals een plek), plekken op de kaart, meldingen, het rooster, check-ins bij de balie, en de contactgegevens van crewpartners. Ook wat iemand in een aanmeldformulier invult: telefoonnummer, geboortedatum, adres, antwoorden op de eigen vragen van de organisatie en wanneer iemand kan. Het gaat om de crew, beheerders, mensen die zich aanmelden en andere mensen die de organisatie in CrewStage vermeldt. We verwerken ze zolang de organisatie CrewStage gebruikt, en daarna tot ze zijn verwijderd zoals in artikel V8 staat. Wat iemand in een aanmeldformulier invulde, verwijderen we twee maanden na de laatste dag van het event en nooit later dan 14 maanden na de aanmelding, of eerder als diegene de aanmelding intrekt of de organisatie hem verwijdert.

V2. Alleen in opdracht

We verwerken de gegevens alleen om CrewStage te laten werken zoals de organisatie het gebruikt, en volgens deze voorwaarden. Dat zijn de instructies van de organisatie. We gebruiken de gegevens niet voor iets anders, verkopen ze niet en maken er geen advertenties mee. Moet het van de wet toch, dan laten we het de organisatie weten, tenzij dat niet mag. Vinden we een instructie in strijd met de AVG, dan zeggen we dat.

V3. Geheimhouding en beveiliging

Wie bij ons bij de gegevens kan, houdt ze geheim. We beveiligen ze op een passend niveau, zoals in het privacybeleid staat: versleutelde verbindingen, wachtwoorden alleen versleuteld opgeslagen, toegang die de database per gegeven controleert, en foto's en bestanden die niet openbaar zijn.

V4. Subverwerkers

De organisatie geeft ons toestemming om deze leveranciers in te schakelen: Supabase (database en inloggen), Vercel (hosting), Cloudflare (opslag van bestanden en de botcontrole), Resend (e-mail) en Apple (pushmeldingen). Met elk van hen gelden afspraken die minstens zo streng zijn als deze. Nemen we een nieuwe leverancier, dan laten we dat minstens veertien dagen vooraf weten; de organisatie kan daar met goede redenen bezwaar tegen maken. Komen we er dan niet uit, dan mag ze het abonnement opzeggen.

V5. Buiten Europa

De gegevens staan in de Europese Unie. Waar een leverancier ze toch buiten de Europese Economische Ruimte kan verwerken, gebeurt dat alleen met de waarborgen uit de AVG, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

V6. Hulp bij rechten en vragen

Vraagt iemand de organisatie om zijn gegevens in te zien, te verbeteren of te verwijderen, dan helpen we daarbij. Komt zo'n vraag bij ons binnen over gegevens van de organisatie, dan sturen we hem door. We helpen ook, als dat redelijk is, bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) of een vraag van de toezichthouder. Kost dat meer dan een beetje werk, dan mogen we daar redelijke kosten voor rekenen.

V7. Datalekken

Ontdekken we een beveiligingsincident dat de gegevens van de organisatie raakt, dan laten we dat de eigenaren zonder onnodige vertraging weten, en in elk geval binnen 48 uur nadat we het ontdekten. We vertellen wat er gebeurd is, welke gegevens het raakt en wat we eraan doen, zodat de organisatie haar eigen meldplicht kan nakomen.

V8. Na afloop

Wordt een organisatie verwijderd, dan verwijderen we haar gegevens na de bedenktijd van 30 dagen, bestanden uiterlijk de nacht erna. Kopieën in back-ups van onze leveranciers verdwijnen vanzelf zodra die back-ups verlopen. Gegevens die we van de wet moeten bewaren, zoals facturen, bewaren we zo lang als dat moet.

V9. Controle

We geven de organisatie op verzoek de informatie die ze nodig heeft om te zien dat we ons aan deze afspraken houden. Wil ze een controle laten doen, dan kan dat hooguit eens per jaar, door een onafhankelijke deskundige die geheimhouding belooft, na redelijk overleg vooraf; de kosten zijn voor de organisatie.

V10. Aansprakelijkheid

Voor deze verwerkersafspraken geldt de aansprakelijkheid uit artikel 20, voor zover de wet dat toestaat.